Ledares kommunikationskompetens

Sommaren 2015 utförde jag en enkätstudie med deltagare från en mängd länder världen över. Deltagarna, varav ett fåtal själva var ledare, fick gradera 30 delkompetenser till en rad kända kommunikationskompetenser. Först fick de gradera hur viktiga dessa kompetenser är generellt och sedan hur viktiga de är för ledare. Studiens första resultat visar att kraven är högre ställda på ledare. Ledare förväntas ha fler kommunikationskompetenser än vad som generellt förväntas och de förväntas också ha utvecklat dessa kompetenser till en förfinad nivå. Studiens andra resultat rör frågan vilka kommunikationskompetenser som anses viktigast för ledare. Nedan följer en lista på de elva högst rankade kommunikationskompetenserna, i rangordning, som ledare förväntas ha. En del av de elva kompetenserna består av ett kluster av delkompetenser och i vissa fall är några av dessa delkompetenser ingående i mer än en kompetens. Innan du går vidare kan du själv fundera på vad du förväntar dig att din chef ska vara duktig på när det gäller hur hen kommunicerar. Titta gärna på min sida om kommunikationskompetenser för att få en överblick.

1. Överensstämmelse

Överensstämmelse handlar om en förmåga att vara tydlig både i tal och skrift, ge tydliga instruktioner, att återge något väl och att kommunicera med precision.

2. Lämplighet

Lämplighet handlar om att kommunicera enligt sociala regler mm. beroende på i vilken situation man befinner sig i och vilken relation man har till den andra.

3. Effektivitet

Effektivitet består av två aspekter. Det första och mest avgörande är att nå målet, och det andra är att nå målet med en så låg ansträngning som möjligt. Om du kan få sagt något med två meningar i stället för tjugo är det kortare mer effektivt. Däremot kan man vara för kortfattad vilket leder till att man missar målet. Den andra förstår helt enkelt inte.

 

 

4. Engagemang

Engagemang som kommunikationskompetens består av ett kluster delkompetenser. Två av dessa delar är att lyssna och ge återkoppling. Att lyssna är den högst rankade delkompetensen i detta kluster. Generellt handlar engagemang om att visa intresse för den andra, att hålla sig till ämnet och att hålla sig till konversationen. Om man verkar tänka på annat visar men lågt engagemang.

5. Fattning

Fattning som kommunikationskompetens handlar om att behålla lugnet eller se ut som att man är lugn även i en stressig situation.

6. Anpassningsbarhet

Anpassningsbarhet består av flexibilitet och känsloreglering. Det är önskvärt att vara flexibel och kunna ändra sitt sätt att kommunicera vid behov, vilket även kan inbegripa att reglera sina känslouttryck. Detta verkar vara mer viktigt i privata situationer än för ledare.

7. Övertalningsförmåga

Övertalningsförmåga är ett komplex av delkompetenser. Av tradition handlar det mycket om retorik och att argumentera väl men det är mycket vi kan göra med kroppen som spelar in.

8. Samarbete

Samarbete som kommunikationskompetens är ur ett kommunikationsperspektiv en högre nivå av kommunikation. Det handlar om att kunna kommunicera kring ett gemensamt mål och att kunna kommunicera en tydlig och effektiv arbetsdelning.

9. Empati

Empati som kommunikationskompetens handlar om att kunna kommunicera på ett sådant sätt att andra upplever att man förstår vilken situation den andra befinner sig i och att kunna ge känslomässigt stöd när så behövs.

10. Etik

Etik handlar om en form av klokskap. Den som vet hur man gör rätt och gott i förhållande till andra är klok. Man kan tycka att etik som kommunikationskompetens borde vara relativt grundläggande. Det är väldigt sällan som ett etiskt förhållningssätt tas upp i samband med ledarskap. Grundprinciperna är att inte skada någon annan genom sin kommunikation, att inte ljuga för någon annan, och att inte begränsa någon annans möjligheter genom sin kommunikation.

11. Expressivitet

Expressivitet som kommunikationskompetens handlar om att vara uttrycksfull med sina ickeverbala medel som ansiktsuttryck, gester, rösten och kroppshållningen. Här ingår även relativt frekvent ögonkontakt och beröring. I en jämförelse med andra kulturer är vi svenskar mer reserverade i våra uttryck än expressiva. Det kan få konsekvenser i internationella möten men även på hemmaplan då det visar sig att vi hellre lyssnar till argument från en expressiv person. Som kommunikationskompetens, för expressivitet går att öva upp, är den ändå mindre viktig jämfört med kompetenserna högre upp på listan.

 

 

De fem viktigaste delkompetenserna från studien visar sig i rangordning vara:

  • att kommunicera tydligt verbalt (ansikte mot ansikte)
  • att ge tydliga instruktioner
  • att kommunicera effektivt (nå målet med kommunikationen)
  • att kommunicera lämpligt
  • Att vara en god lyssnare som ger återkoppling

Här framgår det att tydlighet är centralt, kanske det viktigaste för att även nå målet som är nummer tre. Att som ledare kommunicera på ett olämpligt sätt gör att fokus hamnar på det avvikande beteendet än på själva budskapet som förmedlas. Enligt tidigare studier ägnar vi ca 55 % av våra kommunikationssituationer åt att lyssna. Ledare ägnar 65 % av sina kommunikationssituationer åt att lyssna. Vi kanske tror att ledare pratar mycket men det de gör mest är att lyssna vilket ställer krav på att de är goda lyssnare som visar intresse i den som pratar och kan ge adekvata responser.

Sammantaget är detta vad deltagarna i studien bedömer som viktigt, hur de själva vill leda men framför allt hur de vill bli ledda för att göra ett bra arbete och trivas på jobbet.

Den internationellt kända ledarskapskonsulten Mike Myatt skriver så här:

Det är helt enkelt omöjligt att bli en skicklig ledare utan att vara en skicklig kommunikatör.

Jag kan bara hålla med. Hur tänkter du?

 

17 maj 2018